Phần mềm Microsoft Office là phần mềm phổ biến nhất, hầu như mọi máy tính đều được cài để sử dụng. Đã từng bao lần bạn đang miệt mài soạn văn bản với Word hay lập bảng tính toán với Excel thì chẳng may máy tính bị treo hoặc máy tính bị tắt vì mất điện đột ngột. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chưa save lại công việc của mình cho đến thời điểm có sự cố ?
Chắc chắn là mọi dữ liệu vẩn chưa được lưu lại trên ổ cứng máy tính, mọi công lao của bạn trở thành công cốc. Vậy là bạn phải làm lại công việc từ đầu với sự bực tức và mệt mỏi. Có giải pháp nào để khắc phục được khó chịu này ? Thực ra thì Microsoft Office có sẳn chức năng tự động lưu file ( Auto save ) khi thao tác với Word hay Excel. Nhưng một điều lưu ý là : Sau khi New một file bạn cần Save file với tên và đường dẫn cụ thể để cho chương trình tự động lưu file với tên và đường dẫn ấy trong quá trình làm việc sau đó.
Cách thiết lập tự động lưu file cho Word 2003
- Chọn Tools --> Options...
- Trong tab Save, bạn thiết lập như sau :
+ Chọn Always create backup copy ( Chức năng này sẽ lưu một bản sao của tập tin này vào cùng một thư mục nơi bạn lưu tài liệu của mình. Bản sao này thường có phần đuôi mở rộng là *.wbk.)
+Chọn ô Save AutoRecover info every và thiết lập thời gian tự động save theo định kỳ ( Càng nhỏ càng tốt, ở trong hình là 5 phút )
+ Nhấn OK để lưu lại quá trình thiết lập.
Cách thiết lập tự động lưu file cho Excel
- Chọn Tools --> Options..
- Trong tab Save, thiết lập tùy chọn như sau:
+ Chọn ô Save AutoRecover info every
+ Thiết lập thời gian tự động lưu file ( Mặc định là 10 phút, bạn có thể đặt 5 hay 6 phút )
+ Nhấn OK để lưu lại thiết lập
Vậy là từ nay bạn sẽ yên tâm làm việc vì mọi thao tác với dữ liệu của bạn luôn luôn được chương trình tự động lưu lại một cách định kỳ sau một khoảng thời gian nhất định.
---------
Cách thiết lập tự động lưu file cho Word 2007
Đầu tiên, vào Word Options, chọn thẻ Save.
 |
Trên cửa sổ hiện ra, bạn tùy chỉnh muốn dùng tính năng AutoRecover hay không bằng cách click vào dòng Save AutoRecovery information every 10 minutes. Mặc định, văn bản sẽ được lưu sau mỗi 10 phút, tuy nhiên có thể tùy chỉnh thay đổi thời gian này.
Còn tại trường AutoRecover file location, nhấn Browse để chỉ đến thư mục sẽ chứa dữ liệu đã được tự động lưu bằng chế độ AutoRecover.
 |
Ngoài ra, thẻ Savecòn cung cấp chọn mặc định định dạng sẽ lưu văn bản ở ô File Type khi nhấn nút Save. Bạn chọn định dạng làm mặc định ở ô Save file in this format (để văn bản luôn đọc được trên các bộ Office cũ hơn như Office 97 đến 2003, bạn nên chọn định dạng *.doc), thiết lập thư mục được chỉ định mặc định khi lưu ở ô Default file location.
Lưu ý:
Không chỉ trong Microsoft Word, mà ở các ứng dụng khác của Microsoft như Excel, PowerPoint bạn cũng có thể thiết lập chế độ AutoRecover như trên.
Đối với chế độ thiết lập mặc định khi lưu bằng nút Save, các định dạng ở ô Save file in this format sẽ khác nhau. Nhưng trong cả Word, Excel và PowerPoint thì định dạng có chữ x cuối cùng là định dạng dành riêng cho Office 2007 trở lên, nên bạn chỉ việc chọn định dạng *.doc, *.xls, *.ppt nếu muốn xem trên Office cũ hơn.
Các thao tác này có thể áp dụng với Microsoft Office 2010.
Không có nhận xét nào :